Правила деловой переписки в мессенджерах

Современный интернет-маркетинг сложно представить без цифровых носителей и возможности отправлять текстовые сообщения. С данной функцией хорошо справляются мессенджеры. Преимущество этих каналов связи в том, что возникает возможность быстро передавать информацию. Если сравнивать с электронной почтой, то открытие сообщений, отправляемых через мессенджеры обладает высоким процентом.

Несмотря на всю эффективность использования мессенджеров, важно придерживаться правил деловой переписки с клиентами и бизнес-партнерами, и сейчас мы рассмотрим некоторые из них.

Правила деловой переписки в мессенджерах

• Важно учитывать время отправки сообщения. Существует в нерабочее время, когда человек отдыхает или проводит время с близкими. Хотя многие по-разному относятся к решению деловых вопросов в нерабочее время, все же некоторые люди, предпочитают полностью ограничивать себя от работы. Хотя вам может казаться, что отправленное сообщение в 19:00 является не поздним, а в 9:00 не ранним, все же другой человек может воспринимать это как вторжение в личное пространство. Не все живут по одному и тому же графику. Поэтому договариваясь о связи с клиентом или партнером, необходимо сразу обозначать в какое время будет актуально написать сообщение или совершить звонок;

• Некоторые пользователи отправляют голосовые сообщения делового содержания. Важно понимать, что время, является самым ценным ресурсом, а метод отправки голосового сообщения может отнимать больше времени у получателя, чем текстовое сообщение. Например, если возникнет необходимость снова повторить какие-то детали сообщения, то в текстовом варианте это будет проще, чем в голосовом. К тому же не всем пользователям может быть удобно прочитывать голосовое сообщение, так как в этот момент рядом могут присутствовать другие люди. Особенно неудобно использовать голосовые сообщения при согласовании каких-то деталей проекта.

Существует вероятность что-то упустить;

• При составлении текстового сообщения важно указывать тему письма, для того чтобы пользователь в последствии мог быстро отыскать необходимую информацию. Если вы ведете переписку в общем чате мессенджера, то при необходимости написать отдельному пользователю, не стоит применять функцию «ответить всем»;

• Всегда помните о юридической силе переписки. Поэтому не стоит писать конфиденциальную информацию, оскорбления, или что-то что связанное с деловыми махинациями;

• При необходимости отправить сообщение с данными является удобным сделать скриншот или фото. Однако это удобно только отправителю, а вот получать этого сообщения будет мучиться. Например, если сфотографировать цифры банковского счета, номера телефона, адреса электронной почты, или ссылки сайта, то получателю придется переписывать эти данные вручную из-за чего есть вероятность допущения ошибок. Поэтому, чтобы избежать таких неудобств, лучше отправить эти цифры текстовым сообщением. Для этого можно создать готовые шаблоны, и при необходимости просто копировать их и отправлять;

• После того, как вы напишите сообщение, необходимо прочитать его и проверить в какой стилистике и интонации оно написано. Деловое письмо не должно содержать нотки неформальности. Проверьте все ли речевые обороты понятны и уместны. Стоит проверить орфографию и пунктуацию, так как безграмотность может быть воспринята как плохой показатель вашего профессионализма. Воспользуйтесь сервисами проверки грамотности если сомневаетесь, как правильно написать то или иное предложение;

• Не стоит спешить переспрашивать, если ваше сообщение прочитано, но человек пока не дает ответа. Возможно ему некогда, или он просто не хочет идти на диалог. Чтобы предотвратить такие ситуации можно попросить уведомить вас о получении этого письма;

• В деловой переписке нужно быть осторожными в использовании смайлов. Это не значит, что их нельзя употреблять, однако не все из них будут уместны. Например, в конце сообщения может быть не лишним использовать улыбку.

Конечно не всегда возможно учесть все нюансы, но если при переписке в мессенджерах придерживаться основного правила – думать не только о себе, но и о собеседнике, то вы сможете зарекомендовать себя как профессионального и комфортного партнера или подрядчика. Для клиента важен не только уровень вашей квалификации, но и то, насколько легко с вами вести диалог.

7 шагов для создания контента в социальных сетях

Как заполучить желаемую должность

Чем занимается агентство контент-маркетинга

error: Контент защищен !!